グローバルビジネスの成長や発展に伴い、国をまたぐ人の移動のグローバル化も益々拡大、拡張しています。
日本から海外、また海外から日本へ、仕事、留学、結婚などのさまざまな目的や理由で人が移動するためには、受け入れ側となる会社、学校、または入国管理局などの公的機関から各種の証明書や公的文書の提出を求められる場合が少なくありません。
すべてではありませんが、そのような公的文書を翻訳して提出しなければならないケースもあります。
各国の行政システムに応じて、また出国または入国する目的に応じて、どのような申請手続きがあり、どんな書類が必要なのか、またどのような翻訳が求められるのかを事前に確認することは非常に重要です。
なぜなら、このような書類の提出には通常期限が設けられている場合が多く、その期間を十分考慮して準備をしないと、書類が間に合わないことで“入学できない”や“就業できない”などの問題が生じてしまう可能性があるからです。
公的文書の種類
具体的に公的文書とはどういう書類を指すかご存知でしょうか？例えば、国際結婚に関わる書類では、戸籍抄本や謄本、除籍謄本、記載事項証明書、婚姻届、婚姻届受理証明書などが挙げられます。
出産に関するものであれば、出生証明書や出生届受理証明書が関連公文書に該当します。
就業に関わるものでは、在職証明書や、仕事によっては運転免許証や医師免許状などの資格証明書が公文書に該当する場合もあります。
海外留学であれば、高校や大学での成績証明書や卒業証明書などが入学時に提出を求められる公文書として代表的です。
また、海外で事業を行うならば、登記簿謄本、所得税申告書、法人税申告書等の役所から入手すべき公的文書の他に、金融機関から預金残高証明等の資産を証明する公的文書を入手し、事業を行う国の行政機関へ提出する必要があります。
このように目的に応じて関係してくる公的文書は異なりますが、特に日本から海外へ一定期間移住する場合には、目的に関係なく、一般的には住民票の届け出が必要になります。
日本は住民票をベースに、住民税の支払いや社会保障の利用、また金融機関の諸手続きが行える仕組みになっています。
そのため、海外へ移住することになった場合は、「海外転出届」を行い、移住先の国で住民票を取得する必要があります。移住が長期に及ぶ場合は、この手続きをすることで、住民税の支払い免除、健康保険料支払い免除および国民年金料支払い猶予などのメリットがあります。
住民票に関していえば、近年はコンビニの端末機から入手可能になり、比較的負担無く準備できる公的文書ですが、役所や銀行の窓口に赴かないと入手できない公的文書や証明書も多く、文書を入手するだけでも時間がかかります。
さらに、これらの文書や証明書の提出先から「認証」という手続きを求められる場合があります。
この「認証」は、国内であれば外務省や在日大使館、海外であれば在外日本大使館が行い、「公証」、「公印」、「領事認証」および「アポスティーユ」の4つの要件が必要になります。
この「認証」とは、国内で発行された文書や証明書を海外でも利用できるようにするための手続きで、そのために日本語の公文書や証明書の英訳が必要になります。中には、日本語のままでも『認証』される文書でも、日本語のままでは書類の真偽が判別しないことを理由に、やはり英訳文の添付を求められることもあります。
英語ができる人であれば自分で翻訳しよう、と思うかもしれませんが、海外機関の多くは書類の信頼性を期すために第三者翻訳した翻訳証明書付の翻訳文でないと、公式文書として認証しません。翻訳文に翻訳証明書をつけて提供するサービスができる個人翻訳家は、国内には存在せず、必然的に翻訳会社が依頼先となります。
では、公的文書の翻訳を依頼する時、どのような点に留意して翻訳会社を選べばいいのでしょうか？ここからは、公的文書翻訳を安心して依頼できる翻訳会社の特徴をご紹介します。
【翻訳証明書が発行できる】
基本中の基本として、「翻訳証明書を発行できる」翻訳会社であること、です。また、実際に公的文書としてどのような文書や証明書の翻訳実績があるかを、自社HP上でハッキリと公表していることも重要です。翻訳実績が特定分野に偏っていないか、実績数が少なすぎないか等を確認して信頼性をはかる参考にしましょう。
事業を開始して間もない翻訳会社なのに、公表している実績数がやたらと多い場合は信憑性に欠けます。
【法務分野に強く、実績がある】
多くの手続きは、法律に基づいて行われている場合が少なくありません。
法務や契約の翻訳分野にも充実した実績と経験豊富な翻訳者がいる翻訳会社であれば、文書の翻訳をするという単純作業ではなく、文書に付随する手続きや規程を考慮した公的文書にふさわしい用語を使った翻訳が可能になります。
【高精度・高品質で、スピーディな納品】
上述したように、書類提出には厳格な期限が設けられている場合が多く、期限に間に合わないと文書が無効になり、再発行の手続きをしなければならない、などという場合もあります。
「認証」の過程で、書類の不備や、精度の低い翻訳が発覚することで、手続きに支障をきたすことのないように、文書の目的を正しく理解した高精度・高品質の翻訳を、スピーディに提供できる翻訳会社であることも重要な要素です。
これらの特徴を備えているかどうか確認して、公的文書の翻訳発注先として相応しい翻訳会社選びにお役立て下さい。
