文書・分野別翻訳会社の選び方まとめ

ビザ申請(査証)にかかわる提出書類の翻訳について

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あの国はビザが要る、この国はビザが要らない…など海外渡航の際によく耳にする、ビザ。

一体ビザとは何でしょう。一言でいえば、ビザとは入国許可証のことです。ビザが発行されると(あるいは、ビザが下りる、とも言われますが)、海外渡航先の国から入国しても良い、とお墨付きをもらうことになります。

国にもよりますが、短期間の観光旅行などでは通常入国ビザは不要なので、海外渡航の経験が多い人でも旅行が主目的である限り、ビザ申請の手続きには縁が無いものです。

ではビザはどういう場合に必要なのでしょうか?よくあるケースとしては、就職や転勤、留学、婚姻による移住など、長期間海外に滞在あるいは居住する場合です。

ビザ申請に必要な書類は国ごとに異なりますし、また同じ国でも目的や滞在期間によって必要書類や手続きに違いがあります。ただ、どの国のどのような目的であれ、ビザ申請に必要な提出書類は入国する国の言語で書かれたものとする、という点では共通しています。つまり、日本語から渡航先国言語への翻訳が必ず必要になります。

ここからは、ビザ申請にかかわる提出書類の翻訳を外注する際に気をつけたいポイントをご紹介します。

ビザ申請に必要な書類を早めに確認

とにかく最初に着手すべきは、渡航先国の大使館や領事館のHPで、ビザ申請に必要な書類が何かを確認することです。入国管理の手続きは、その国の政治情勢と密接に関係していますから、予告無しに手続きが変更されることが珍しくありません。

必要な書類が何かを早めに確認し、その翻訳を依頼する適切な翻訳会社を探す時間を確保しましょう。

必要な書類を早めに入手

目的にかかわらずビザ申請の必要書類として指定されることが多いのは、戸籍謄本と残額証明書です。日本に国籍を持つ本人証明の最強公文書が戸籍謄本ですから、ビザ申請の必須書類として挙がるのは当然かもしれません。

近年ではどの国でも移民流入を食い止めることが課題になっていますから、十分な資産を持たない外国人の入国には、非常にシビア。長期間の滞在や居住しようとする外国人のビザ申請に共通して残額証明が求められるというのも納得です。

戸籍謄本は本籍地の自治体で入手するものですが、必ずしも本籍のある土地に住んでいるとは限りませんよね。郵送での入手も可能になっていますが、日数がかかります。残高証明にしても同様です。窓口で作成・発行してもらう証明書ですから、平日の日中に銀行へ行かなくてはなりません。その日に発行してくれない場合もあり得ます。

このように翻訳が必要な書類を入手するためにかかる日数を、案外多くの人が見落としがちです。当然ながらこれらの書類原本が手元になければ、翻訳もできません。

急ぎの案件を得意とする翻訳会社に発注すれば大丈夫、と安心していると、短納期の代償に想定外の高額な翻訳料金を請求されてしまうかもしれません。どんな場合でも、翻訳会社は慎重に選びたいものです。ビザ申請に必要な書類の確認、そしてその書類を早めに入手するのは、正しい翻訳会社選びに欠かせません。

公文書翻訳に実績のある翻訳会社を選ぶことが大事

では、どのような翻訳会社を選ぶべきなのでしょうか?公文書の翻訳で実績と経験のある翻訳会社が一番です。インターネットで該当する翻訳会社を検索し、各社のHPを確認しましょう。

時間に余裕があれば、トライアル翻訳を実施してみるのも良いでしょう。翻訳の質や価格を確認するだけではなく、コーディネーターの対応の良し悪しも翻訳会社を選択する上でよく検証して下さい。

公文書はそれほど長文では無いので語学力があれば誰でも翻訳できると思われがちですが、決してそうではありません。

日本語から渡航先言語に翻訳するだけではなく、日本様式で書かれた公文書を、渡航先国の様式に書き換えることも必要です。例えば、英語の場合でイギリス式の日付は、日、月、年の順に記載しますが、アメリカ式では月、日、年となります。些細なことに思われがちですが、日付の誤解を招きかねないこともあり、とても重要なです。

入国先の書式習慣を考慮した適切な翻訳ができるのは、公文書翻訳での豊富な実績と経験をもつ翻訳会社です。また、そのような翻訳会社であれば、各国への渡航手続きに関する最新情報も抑えているはず。

逆に言えば、大使館や領事館からの情報や現地情勢にうとい翻訳会社は、発注先の選択肢から除外した方が無難かもしれません。

 

翻訳証明書の発行

もう一つ、翻訳会社を選ぶ際には、翻訳証明書の発行ができることを確認し、必ず発行してもらいましょう。

公文書の翻訳を誰が行ったのか、国によっては書類と共に翻訳証明書の提出を求められる場合があります。公文書翻訳で経験豊富な翻訳会社であれば、この証明書はごく当たり前のこととして発行してくれます。翻訳発注時にオプションサービスとして提供している場合も少なくありません。

公文書は長文でないために渡航する本人が自己流で翻訳したり、知り合いのフリー翻訳者などに気軽に依頼してしまう場合がありますが、あまりお勧めできません。

翻訳証明書付きの書類であれば、書類の信用度がアップし、それと共に入国しようとする人への信用度も増します。一方、個人やフリー翻訳者による翻訳文書ですと何かと疑いの目を向けられがちなのは、想像がつくはずです。

まとめ

ここまでビザ申請に必要な提出書類の翻訳を外注する際の注意点をご紹介してきました。ぜひお役立て下さい。ビザ申請をスムーズに行うには、早め早めの情報収集が大切です。海外への異動や就職、また留学予定がある方は、公文書翻訳で実績のある翻訳会社を事前に選定しておくと安心です。

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